Ochrana osobních údajů

Správkyní je Mgr. Barbora Kršáková, IČO 21039496, se sídlem č.p. 116, 735 33 Doubrava. Pro otázky k soukromí i uplatnění práv používejte kontakt@barborakrsakova.cz, případně písemnou zásilku do sídla. Konzultace probíhají na adrese Příčná 1, 736 01 Havířov-Město.

Tyto informace jsou určeny návštěvníkům webu, zájemcům o konzultace, klientům a jejich zástupcům. Vztahují se na soukromou poradenskou praxi, nikoli na práci poskytovatelky u jiných zaměstnavatelů, kteří mají vlastní pravidla a odpovědnost.

Informace o zpracování nejsou smluvním „souhlasem s GDPR“. Ke splnění smlouvy nebo zákonné povinnosti se nevyžaduje univerzální souhlas. Kde je souhlas skutečně potřebný, musí být vyžádán samostatně, pro konkrétní účel a s možností jej odvolat.

Při dotazu přes web: jméno a příjmení, e-mail a text zprávy; telefon je nepovinný. Systém eviduje také čas přijetí, verzi zobrazených informací o soukromí a potvrzení jejich přečtení, identifikátor zprávy a údaje potřebné proti opakovanému odeslání a zneužití. Potvrzení přečtení není výslovným souhlasem se zpracováním údajů o zdraví.

Při další domluvě a platbě: obsah organizační korespondence, sjednaná služba, účastníci, termín, cena, údaje o platbě a potřebné údaje pro doklad. U zastupování může být nutné ověřit vztah k dítěti či jiné zastoupené osobě. Doklady totožnosti se nemají kopírovat plošně bez konkrétního důvodu.

Při samotném poradenství: nezbytné informace pro dohodnutou práci a stručné odborné záznamy. Mohou zahrnovat údaje o duševním zdraví, rodinné situaci nebo jiné zvláštní kategorie, jsou-li pro konkrétní spolupráci potřebné. Pravidla jejich ochrany a uchování najdete v oddílech 4 a 5; konkrétní rozsah se vysvětlí před zahájením spolupráce.

Při návštěvě a ochraně webu: IP adresa a související síťové údaje, údaje o prohlížeči a zařízení, časy a výsledky požadavků a bezpečnostní signály. Poskytovatelé infrastruktury mohou mít vlastní technické logy. Pseudonymní identifikátor nebo otisk IP adresy není automaticky anonymním údajem.

Údaje pocházejí především od vás, případně od oprávněného zástupce nebo vznikají při používání webu a poskytování služby. Od rodiče či zástupce mohou pocházet identifikační a organizační údaje potřebné k domluvě zastoupené osoby. Pokud získám vaše údaje od jiné osoby, sdělím vám konkrétní zdroj, kategorie údajů a ostatní informace podle čl. 14 GDPR nejpozději do jednoho měsíce, při dřívějším prvním kontaktu již tehdy, případně nejpozději při prvním předání dalšímu příjemci. Zákonné výjimky tím nejsou dotčeny. Běžná žádost o kontakt nevyžaduje údaje o dalších členech rodiny.

Účel	Nezbytné údaje	Právní základ
Odpověď na zájem o službu a její sjednání	Kontakt, organizační zpráva, nabídka a domluva	Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – kroky na vaši žádost před smlouvou
Poskytnutí dohodnuté služby a její úhrada	Smluvní a organizační údaje, platba	Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR
Citlivé informace pro poradenskou práci a její návaznost	Jen údaje potřebné pro konkrétní spolupráci a stručné záznamy	Čl. 6 odst. 1 písm. a) a čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR – samostatný výslovný souhlas
Vyřízení obecného dotazu nesměřujícího ke smlouvě	Kontakt a dotaz v potřebném rozsahu	Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem odpovídat na příchozí komunikaci
Daňové a případné účetní povinnosti	Příslušné doklady a zákonem potřebné údaje	Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména zákony č. 586/1992 Sb., 280/2009 Sb. a podle použitelného režimu č. 563/1991 Sb. a 235/2004 Sb.
Reklamace a plnění právních povinností	Údaje potřebné k vyřízení případu	Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména zákon o ochraně spotřebitele
Ochrana a obhajoba právních nároků	Nezbytné smluvní doklady, případně omezený výběr dalších podkladů	Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem hájit práva; u nezbytných citlivých údajů čl. 9 odst. 2 písm. f)
Bezpečnost webu a prevence spamu	Technické údaje, bezpečnostní signály, omezení počtu požadavků	Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem na dostupném a bezpečném kontaktu

Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku. Při domluvě za dítě, které není smluvní stranou, je základem nezbytných organizačních údajů oprávněný zájem zprostředkovat žádanou pomoc se zvláštním ohledem na práva dítěte; citlivé informace vyžadují samostatný výslovný souhlas oprávněné osoby podle věku, vyspělosti a zastoupení dítěte. Smlouva s rodičem není univerzálním oprávněním zpracovávat všechny údaje dítěte.

Údaje z kontaktu ani poradenské práce nepoužívám pro reklamní newslettery, prodej kontaktů nebo reklamní profilování. O případném novém účelu vás předem informuji a vyžádám souhlas tam, kde je potřebný.

Do kontaktního formuláře ani běžného e-mailu prosím neposílejte diagnózy, zprávy lékařů, rodná čísla nebo detailní popis obtíží. Pro domluvu stačí organizační zpráva. I zdánlivě běžná zpráva však může vypovídat o zdravotním stavu; její ochrana závisí na skutečném obsahu, ne na označení formuláře.

Pro poradenskou práci s údaji o zdraví a dalšími potřebnými zvláštními kategoriemi vyžaduji samostatný výslovný souhlas. Před jeho udělením obdržíte vysvětlení konkrétního účelu, rozsahu a uchování. Samotné odeslání dotazu, souhlas se smluvními podmínkami nebo přečtení této stránky jej nenahrazuje.

Vedle organizační korespondence vedu stručné papírové a digitální poradenské záznamy. Papírové poznámky ukládám do uzamčené skříně. K papírovým i digitálním poradenským záznamům mám přístup pouze já. Kontaktní formulář ani běžná organizační schránka neslouží jako úložiště těchto záznamů. Zaznamenávám pouze to, co je potřebné pro dohodnutou práci a její návaznost, bez nadbytečných podrobností o dalších osobách.

Souhlas můžete kdykoli odvolat, například kontaktním e-mailem nebo přímo při setkání. Odvolání nezpochybňuje předchozí zákonné zpracování. Neslouží jako souhlas s nahráváním, marketingem, výukou ani předáváním identifikovatelných případů k supervizi.

Po odvolání souhlasu ukončím zpracování, které je na něm založeno, a údaje bez zbytečného odkladu vymažu, pokud pro jejich nezbytné uchování neexistuje jiný samostatný právní důvod a u citlivých údajů také odpovídající podmínka podle čl. 9 GDPR. Samotná možnost budoucí návaznosti poradenství ani níže uvedená tříletá doba takovým důvodem nejsou.

Pokud bez potřebných údajů nelze odborně a bezpečně pokračovat, vysvětlím vám důvody a možnosti užšího rozsahu služby nebo jejího ukončení. Odmítnutí souhlasu se nezpoplatňuje. Nezbytné podklady pro konkrétní právní nárok lze uchovat na samostatném základě čl. 6 odst. 1 písm. f) a čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR. Nejde o důvod uchovávat plošně všechny poznámky bez omezení.

Nevyžádané citlivé údaje v kontaktní zprávě automaticky nepoužiji pro poradenství. Omezím přístup a další kopírování, odstraním nepotřebný obsah a případné pokračování domluvím vhodnějším způsobem. Pro supervizi používám případy bez možnosti určit klienta; samotné vynechání jména nemusí k anonymizaci stačit. Sdílení identifikovatelného případu vyžaduje samostatný právní základ a předchozí informování.

Údaje uchovávám jen po dobu potřebnou pro uvedený účel. Následující pravidla platí pro záznamy pod mou kontrolou, včetně běžných kopií korespondence. Ukončením spolupráce se rozumí její výslovné ukončení, nebo poslední konzultace, pokud nenaváže další domluvené setkání.

Kategorie	Doba a počátek běhu
Nezávazný dotaz, po němž nenaváže spolupráce	6 měsíců od uzavření dotazu / poslední věcné komunikace
Běžná organizační korespondence v průběhu spolupráce	Po dobu domluvy a spolupráce; nadbytečný obsah průběžně odstranit, zbytek do 6 měsíců po ukončení
Nezbytný důkaz dohody, ceny, poučení, žádosti o časnější plnění a platby	3 roky od splnění nebo ukončení konkrétní dohody; oddělit od obsahu konzultací
Stručné poradenské poznámky	Po dobu spolupráce; následně obvykle nejdéle 3 roky pro odůvodněnou návaznost péče nebo ochranu práv. Potřebnost kontroluji nejméně jednou ročně a nepotřebné údaje odstraním dříve.
Technické záznamy a ochrana webu	Po dobu nezbytnou pro doručení požadavku, zjištění zneužití a jeho vyřešení; konkrétní incident jen do uzavření šetření a nezbytné ochrany práv. Dodavatelské provozní záznamy se řídí účelem, nastavením služby a dokumentací uvedenou níže.
Obnovovací zálohy	Po dobu běžného cyklu obnovy nebo přepisu dané služby; nepoužívají se k dalšímu běžnému zpracování odstraněných údajů. Při obnově se zohlední již provedené výmazy.

Účetní a daňové podklady se uchovávají podle povinnosti vztahující se na konkrétní doklad: účetní doklady zpravidla 5 let od konce příslušného účetního období, daňové doklady k DPH 10 let od konce příslušného zdaňovacího období, pokud jde o takové doklady. Daňová evidence se uchovává do uplynutí lhůty pro stanovení daně za příslušné období včetně jejího případného zákonného prodloužení. Doklad o platbě není důvodem k uchování celého obsahu konzultace.

Delší uchování se týká jen potřebných údajů při konkrétním sporu, právní povinnosti nebo pokračující odborné potřebě. Pokud má spolupráce povahu péče o zdraví podle občanského zákoníku, § 2647 vyžaduje uchování záznamů po dobu potřebnou k odborné péči, nikoli jednotný počet let. U dítěte se samostatně zohlední jeho zájem, návaznost pomoci a zvláštní pravidla běhu promlčení. Důvod prodloužení zaznamenám a nejméně jednou ročně přezkoumám; po jeho odpadnutí údaje odstraním. Tříletá doba není univerzální zákonnou skartační lhůtou psychologa.

Po uplynutí příslušné doby údaje bezpečně vymažu, papírové záznamy zlikviduji nebo data skutečně anonymizuji. Dodavatelské bezpečnostní a záložní kopie mohou dočasně přetrvávat podle účelu a obnovovacího cyklu služby. O bližší informace k uchování konkrétních údajů můžete požádat kontaktním e-mailem.

K poradenským poznámkám mám přístup pouze já. U organizačních zpráv a technických údajů mohou mít potřebný přístup také dodavatelé provozu a pověřená technická správa v nezbytném rozsahu a s povinností důvěrnosti. Platební údaje zpracovává banka; potřebné podklady mohou být předány účetní či právní podpoře při plnění daného úkolu nebo veřejným orgánům, stanoví-li to zákon. Technická správa kontaktního systému neopravňuje k přístupu do poradenských poznámek.

Společné provázení rodiny: po předchozí domluvě a vašem souhlasu se může účastnit Alena Tomisová nebo Barbora Petrlíková. Kolegyně se při setkání seznamuje s informacemi, které společně sdílíte, a vede si vlastní poznámky. K mým papírovým ani digitálním poradenským záznamům přístup nemá.

Účelem je společné provázení rodiny při poradenství a sdílení postřehů k vaší situaci. Pro zpřístupnění potřebných osobních údajů kolegyni vyžadujeme předem souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR; pro údaje o zdraví a další zvláštní kategorie samostatný výslovný souhlas také podle čl. 9 odst. 2 písm. a). Před jeho udělením se dozvíte, která kolegyně se zapojí, jaké informace spolu budeme sdílet a pro jaký účel. Souhlas můžete odmítnout nebo odvolat postupem uvedeným v oddílu 4; další podobu spolupráce spolu domluvíme.

Vlastní poznámky kolegyně nejsou součástí mé dokumentace. Před společným setkáním obdržíte také informace o tom, kdo odpovídá za jejich zpracování, jak dlouho se uchovávají, kdo k nim má přístup a kde můžete uplatnit svá práva. Pravidla uchování mých záznamů uvedená na této stránce se na ně automaticky nevztahují.

Web a e-mailový kontaktní systém využívají tyto služby:

Služba	Úloha a rozsah
Cloudflare, Inc.	Provoz a ochrana webu, Turnstile proti botům; zejména síťové a bezpečnostní údaje
Supabase Pte. Ltd.	Backend a databáze kontaktního systému; kontaktní údaje a obsah uložených zpráv
Plus Five Five, Inc. – Resend	Příjem a doručování e-mailů kontaktního systému; adresy, obsah zpráv a doručovací údaje
Seznam.cz, a.s. – Email Profi	E-mailová schránka; doručené a odeslané zprávy včetně příloh a provozních údajů

Zpracovatelé podléhají smluvním pravidlům podle čl. 28 GDPR. Ne každý příjemce je zpracovatelem: banka, orgán veřejné moci nebo dodavatel pro vlastní oddělený účel může jednat jako samostatný správce. Podmínky e-mailové schránky popisují pravidla Email Profi a ochrana údajů Seznam.cz. Korespondence může existovat ve schránce i v databázi kontaktního systému; změna doručovací adresy nemaže dřívější kopie.

Cloudflare uvádí pro Turnstile roli zpracovatele při ochraně webu a samostatného správce při zlepšování detekce botů. Podrobnosti jsou v informacích Cloudflare o Turnstile. Proto se neslibuje, že tento dodavatel ve všech situacích jedná výhradně podle pokynů poskytovatelky.

Poradenské záznamy se automaticky nesdílejí se supervizorem, rodinou ani osobou, která konzultaci zaplatila. Před případným předáním identifikovatelných informací obdržíte vysvětlení příjemce, účelu a právního základu, nebrání-li tomu konkrétní zákonná výjimka.

Provoz webu a e-mailu zahrnuje také mezinárodní dodavatele. Resend uvádí uložení zákaznických údajů v USA; Cloudflare je americký poskytovatel s mezinárodní infrastrukturou a Supabase Pte. Ltd. sídlí v Singapuru. Přístup ze zemí mimo Evropský hospodářský prostor může vzniknout také při podpoře nebo využití jejich subdodavatelů. Evropský databázový region sám o sobě takový přístup nevylučuje.

Smluvní dokumentace těchto dodavatelů pro příslušné přenosy obsahuje standardní smluvní doložky Evropské komise. Předání může využít také platné rozhodnutí o odpovídající ochraně, jestliže pokrývá konkrétního příjemce a dané zpracování. Nejde o souhlas, který byste museli udělit pouhým použitím webu.

Podrobnosti o předávání a zárukách jsou v dokumentaci Supabase, Resend a Cloudflare. O informace a kopii záruk vztahujících se k vašim údajům můžete požádat na kontaktním e-mailu; chráněné údaje jiných osob nebo obchodní tajemství mohou být přiměřeně zakryty.

Web nepoužívá reklamní měření ani analytiku návštěvnosti. Technické prostředky slouží k zobrazení stránek, doručení zprávy a ochraně kontaktu před zneužitím.

Formulář používá Cloudflare Turnstile, který vyhodnocuje technické signály, například IP adresu, charakteristiky prohlížeče a spojení. Zobrazení ochrany znamená spojení s Cloudflare. Bezpečnostní ověření může zabránit odeslání zprávy; pokud nefunguje, můžete použít kontaktní e-mail. Neurčuje, zda máte nárok na konzultaci, ani neposuzuje vaši osobní situaci.

Nezbytné ukládání nebo čtení údajů v zařízení pro vámi vyžádanou službu nevyžaduje souhlas podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. To není obecná výjimka pro všechny účely dodavatele. Nepovinné měření nebo reklama vyžadující souhlas se bez vašeho předchozího rozhodnutí nespouští; případné odmítnutí nesmí být překážkou běžného kontaktu.

V poradenském procesu neprobíhá výhradně automatizované rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky podle čl. 22 GDPR. Termín a spolupráci domlouvá člověk. Bezpečnostní filtr chrání komunikační kanál; dostupnou alternativou je e-mail.

Napište na kontakt@barborakrsakova.cz nebo písemně na Mgr. Barbora Kršáková, č.p. 116, 735 33 Doubrava. Nemusíte uvádět právní paragrafy; postačí srozumitelně popsat, co žádáte. Podle podmínek GDPR můžete požadovat:

• Přístup k údajům a jejich kopii včetně informací o zpracování.
• Opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů.
• Výmaz, pokud již není právní důvod k uchování; nejde o bezvýjimečné právo smazat povinné doklady nebo nezbytné podklady ke sporu.
• Omezení zpracování, například po dobu ověřování přesnosti či posouzení námitky.
• Přenositelnost vámi poskytnutých údajů, pokud se zpracovávají automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy a jsou splněny ostatní podmínky.
• Námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu z důvodů vaší konkrétní situace. Poté je nutné prokázat převažující závažné oprávněné důvody nebo potřebu právních nároků; jinak se zpracování pro daný účel ukončí.
• Odvolání souhlasu, pokud se na něm konkrétní zpracování zakládá.

Odpověď obdržíte bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od přijetí. Při složitosti či větším počtu žádostí lze lhůtu prodloužit nejvýše o další dva měsíce; o prodloužení a důvodech musíte být informováni během prvního měsíce. Vyřízení je zpravidla bezplatné. Případné odmítnutí nebo poplatek u zjevně nedůvodné či nepřiměřené žádosti musí splňovat podmínky GDPR a být odůvodněny.

Pokud jsou důvodné pochybnosti o totožnosti, mohou být vyžádány jen přiměřené doplňující informace. Poskytnutí kopie nesmí nepříznivě zasáhnout práva dalších osob; jejich údaje lze vhodně oddělit. Zastupování dítěte se posuzuje s ohledem na jeho práva a konkrétní oprávnění zástupce.

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, prostřednictvím oficiálních stránek ÚOOÚ, případně u jiného příslušného dozorového úřadu podle čl. 77 GDPR. Předchozí kontakt se správkyní není podmínkou stížnosti. Zachována je také soudní ochrana.

Odeslání dotazu i rozhodnutí konzultaci využít je dobrovolné. Bez zpátečního kontaktu však nelze odpovědět, bez potřebných smluvních údajů nelze dohodu uzavřít a bez povinných údajů nelze splnit příslušné daňové povinnosti. Telefon není pro webový dotaz povinný. Poskytnutí zdravotnických zpráv není podmínkou prvního kontaktu.

Rozsah informací potřebných pro samotnou odbornou práci se vysvětluje předem podle konkrétní služby. Údaje nesmějí být shromažďovány jen proto, že by se mohly jednou hodit. Případné změny účelů nebo významné změny pravidel se sdělí před jejich použitím odpovídajícím způsobem.

Pravidla objednání, plateb, rušení termínů a reklamací najdete ve smluvních podmínkách. O verzi těchto informací vztahující se k vašemu kontaktu či spolupráci můžete požádat e-mailem. Podstatné změny vám sdělím před použitím nového způsobu zpracování; změna textu sama nezakládá souhlas ani nový právní důvod.